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自治会総会次第|自治会総会の進行の流れをまとめました!【自治会備忘録】

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今回は現役自治会長の私が、自治会の総会の進行について解説していきます。

 

そろそろ年度末が近くなっており、そろそろ自治会総会の時期が近づいてきた!

 

「この度、わたしは自治会長・または自治会副会長に選ばれているので、総会の司会をやらなきゃならん!」

 

「そういえば、自治会総会の進め方・進行方向(自治会総会次第)はどうやればいいんだろう!?」

 

「今回は私が司会かぁ。緊張するなぁ…ちょっと総会の進行の流れをおさらいしておきたい」

 

このような理由でこの記事に辿り着いたあなたのために、現役自治会長の私が自治会の進行方法をレクチャーします☆


自治会総会次第|自治会総会の進行の流れをまとめました!【自治会備忘録】

それでは早速、総会の流れを解説していきます。

過去の自治会総会の資料(議事録)をチェックしよう

まずは過去にあなたが出席した自治会総会を思い出してみよう。そして資料を探したり、前回の自治会長に議事録などのコピーを貰うようにしましょう。

 

最近ではパソコンで自治会の資料を管理している自治会の方が多いので、集会所のパソコンか自治会のUSBメモリなどに議事録を保存しているケースが多いので、まずはそれを手にとって参考にします。

 

総会はそれぞれの自治会ごとに「型」がある為、その議事録をベースにして、自治会総会の進行を進めていきます。

 

過去の議事録がない場合や、過去の自治会総会の進行方法が全くわからない場合は、歴代の自治会長さんや副会長さんに連絡して、議事録の資料を貰うか、進行の流れをざっとでも教えて貰うという手段もあります。

おおよその自治会総会の流れを解説

どこの自治会もある程度の「型」は似ていると思います。

 

ここではおおよその自治会総会の流れを解説しておきます。

 

【総会の進行の流れ】

①開会の挨拶(司会による)

②定足数の報告(定足数:総会成立の為の最低出席人数)

③今年度の活動報告

④収支決算報告(会計報告)

⑤今後の課題・予定について(新役員への引き継ぎ事項など)

⑥質疑応答

⑦新自治会役員の紹介

⑧閉会の挨拶(司会による)

 

自治会総会の流れはこれが基本です。



自治会総会のそれぞれの項目ごとの進行方法(司会の進め方)

それではここからは、総会を進行していく上で司会を担当する方のために、具体的な文言・喋り方の一例を紹介していきます。

 

喋りの内容が硬くなりすぎると、自分でもしんどくなってきたり、周りも違和感を感じてしまう事があるので、ここでは少しだけ文言を緩めた喋り方を紹介しています。司会進行で喋り易い内容を紹介していますので、ぜひ参考にしてください。

 

①開会の挨拶(司会による)

 

みなさまおはようございます。本日はご多用のなか、自治会総会へご出席いただき、誠にありがとうございます。

時間となりましたので、これから令和○年度の自治会総会を開催いたします。

今回、司会を担当させて頂きます、○○です。

宜しくお願いいたします。

②定足数の報告(定足数:総会成立の為の最低出席人数)

 

それでは総会成立の報告を致します。

現在、○○の自治会の会員数は○○です。本日の出席は□人、委任状出席は△です。自治会規約の規定により、2/3以上となりますので、本総会は成立致しますことを、ここにご報告致します。

承認頂ける場合は拍手をお願いします。

③今年度の活動報告

 

次に今年度の活動報告を行います。副会長の○○さん、宜しくお願い致します。(自治会長でも可。自治会によって違います)

【活動報告を行う】

続きまして、今年度収支決算報告(会計報告)をさせていただきます。会計係の○○さん、宜しくお願い致します。

【収支決算報告(会計報告)を行う】

④収支決算報告(会計報告)

会計係による収支決算報告の際の進行方法(会計係の喋り方)

 

会計係の〇〇です。それでは会計報告に入らせて頂きます。

お手持ちの会計報告資料(出納記録表)をご覧ください。

全体の収入が□円、支出が△となっております。

内訳は〜です。

会計報告は以上となります。

⑤今後の課題・予定について(新役員への引き継ぎ事項など)

 

次に今後の課題や予定の説明に入らせて頂きます。

〜です。

以上となります。

⑥質疑応答

 

それでは次に、質疑応答に入らせて頂きます。

ここまでの内容につきまして、何か意見やご質問はありますか?

【質疑応答】

他にご質問はありますか?なければ、拍手で承認したいと思います。

問題がなければ拍手をお願いいたします。

⑦新自治会役員の紹介

 

それでは来年度の自治会役員の紹介に入らせて頂きます。

まずは自治会長の〇〇さん。続いて副会長の□□さん。1班班長の△△さん。2班の〜

⑧閉会の挨拶(司会による)

 

以上を持ちまして令和○年度の総会を閉会いたします。

本総会の内容は、議事録として記録に残しておきます。

みなさま、お疲れ様でした。

おまけ:自治会総会議事録のテンプレート紹介

最後に自治会の総会の議事録のテンプレートを紹介しておきます。

【令和○年度 ○○自治会 総会議事録】

日時:令和○年○月○日(○)←曜日 AM○時〜○時

記録者:○○

出席者:総世帯数○○、出席世帯数○、委任状○(2/3以上の出席により総会成立)

配布物:令和○年度 収支決算報告、来年度の新役員名簿、行事予定表、粗大ゴミ収集日予定表、自治会図など

本題

1、自治会活動について

2、収支決算報告(会計報告・監査報告)

3、今後の自治会の課題について

4、新役員紹介

5、その他の連絡事項

6、閉会

ぜひ参考にしてみてくださいね。 


まとめ:自治会総会次第|自治会総会の進行の流れをまとめました!【自治会備忘録】

Dog on Concrete Road

いかがだったでしょうか?

 

今回の記事は自治会総会次第を解説しました。

 

少しでも自治会総会の司会進行の参考になれば幸いです。

 

緊張するとは思いますが、頑張ってください!

 

最後に、自治会総会の議事録の作成を忘れないようにしましょう。過去の前年度までの議事録を参考にして、パソコンのExcelなどで作成し、自治会のUSBメモリなどに保存しておきましょう。

 

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