今回は自治会の会費の集金に焦点を当てます。
現役自治会長の私が自治会費の上手で効率が良い集金方法について解説していきます。
自治会費の集金は各自治会の役員の班長の仕事ですよね。
その班長の仕事の中で「1番大変なのではないか？」と言われているのが、この自治会費の集金のお仕事です。
初めて自治会班長の仕事をやる事になったという方々のために、少しでも自治会費の集金が捗るよう、「最適な自治会費の集金の方法」の解説をしていきます。
自治会費の上手で効率が良い集金方法とは！？｜自治会班長の助けになりたい 【自治会長備忘録】
自治会の班長さんは自治会長や副会長のように、仕事の量は割と多いです。
そして自治会費の集金は気が重い仕事だと思います。
では「最適で効率が良い自治会費の集金方法」とはどのような方法なのでしょうか？？
最適で効率が良い自治会費の集金方法まとめ
箇条書きでまとめてみました。
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•回覧板で自治会費の集金の告知をしておく （↑年度はじめの早い段階が良い） •1年分をまとめて集金する •何度訪問しても留守の場合はメモをポストへ入れておく •スプレッドシートなどで名前と「集金の済み具合」を月ごとに管理する （集金の際の記録は持ち歩くこと） |
具体的な「効率が良い自治会費の集金方法」はこれです。
回覧板で自治会費の集金の告知をしておく（1年分をまとめて集金する告知）
まず年度はじめの早い段階で、自治会費の集金についての告知を回覧板で回すと良いと思います。
その告知の内容とは、「1年分をまとめて集金するための自治会のみなさまの目線に立った告知」です。
理由は「一括で集金した方が、自治会の班長も自治会のみんなも楽だから」です。
具体的な例文はこんな感じで良いでしょう。
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〇〇年○月○日 自治会○班のみなさまへ 自治会費集金についてのお知らせ 拝啓ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。平素は自治会の活動にご協力くださり、誠にありがとうございます。 さて、この度は〇〇年度の自治会費をさせて頂きたく存じます。ご多忙な所大変恐縮ではございますが、ご協力のほど宜しくお願いいたします。 自治会費は例年通り○円となっておりますが、自治会費の一括納入は任意でございますが、皆さまのお時間を頂き、何度も訪問させて頂くのは申し訳なく思います。宜しければ、一括での納入をお願いできれば幸いでございます。 集金の際にご在宅でない場合は、メモをポストへ入れさせて頂く場合があります。お手数をおかけして申し訳ありませんが、内容をご確認の上、ご連絡いただけますと幸いです。 ご協力のほど宜しくお願いいたします。 敬具 自治会○班 班長〇〇 電話番号・メールアドレスなど 以上 |
こういった感じの例文で良いと思います。
何度訪問しても留守の場合のメモの書き方
何度か訪問しても留守でご在宅でない場合は、こういうメモをポストに入れておくと良いです。
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【例】「お疲れ様です。班長の〇〇です。何度かお伺い致しましたが、お留守のようでしたのでメモで失礼いたします。 〇〇までに自治会費の〇〇円を〇〇まで持ってきていただけますでしょうか？○時〜○時の間は自宅にたいていおりますのでどうぞよろしくお願い致します」 |
集金の際はメモの文面も気を遣ってしまい、悩むとは思いますが、シンプルでストレートで上記の様な文章で良いと思います。
スプレッドシートなどで名前と「集金の済み具合」を月ごとに管理する
そして、誰から何月までの自治会費を集金したのか一目で分かるよう、Excelでスプレッドシート（一覧表）やノートなどを作成し、班のみんなの名前と月ごとのリストで管理しましょう。
集金の際に領収書と一緒に持ち歩き、集金が終われば必ずその場でチェックするようにしましょう。
こうする事により、誰からいつまでの自治会費を集金したかどうか分かるので便利だからです。
まとめ：自治会費の上手で効率が良い集金方法とは！？｜自治会班長の助けになりたい 【自治会長備忘録】
いかがでしたか？
「最適な自治会費の集金方法」の解説は以上です。
はじめのうちは自治会費の集金は1件ずつ回らなければならないので大変かもしれませんが、上記の方法で一括で納入して頂けると時間もエネルギーも大幅に緩和する事が可能です。
自治会活動の負担を少しでも緩和するための方法なので、ぜひ今回紹介させて頂いた方法で自治会費を集金してみてください。
これから自治会の班長になり、自治会費を集金する方の助けになり、参考にして頂ければ幸いです。
