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【新型コロナウイルス】自治会総会を中止にすべきか延期にすべきかを悩んでいる方へ【自治会長備忘録】

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【投稿日:2020年3月3日】

【更新日:2020年3月25日】

こんにちは、現役自治会長のカズリリィです。

 

全国的に自治会の総会の時期が近づいてきていますね。だいたい日本ではどこの地域も3月の日曜日に予定しているのではないでしょうか。

 

しかし、今年は例年とはまるで雰囲気が違い、新型コロナウイルスの影響で政府からの対策措置がとられたりと、日本中がものものしい雰囲気です。

安倍総理大臣は、集団感染が起こりうる特定の場所での感染を防ぐための指針として、換気が悪く密集した場所や不特定多数が接触するおそれがある場所に集団で集まることを避けるとともに、イベントなどを開催する際は、風通しが悪く、人が至近距離で会話する環境をつくらないようにすることなどを示しました。

*上記は2020年3月1日のニュースより。

 

全国のそれぞれの地域の自治会でも今年の総会を開催しようかどうしようか、とくに自治会長さんは決断をしなくてはならないので、悩んでいる方も多いのではないかと思います。

 

私も自治会長ですから、やはり悩みました。そして決定しました。のちに私の地域の決定事項も参考までに載せておきます。

 

とは言え、私は自治会の役員と話し合い、決断しました。総会のことは荷が重い決定なので、あなたも1人で悩んで抱えず、自治会の役員と話し合い、決めることをおすすめします。

 

今回は新型コロナウイルスの影響で自治会の総会を中止にすべきか延期にすべきか悩んでいる自治会に向けての記事です。みなさまの参考になれば幸いです。


【新型コロナウイルス】自治会総会を中止にすべきか延期にすべきかを悩んでいる方へ

現在、日本国内での新型コロナウイルスの感染者はおよそ1000人。収束の気配はなく、逆に感染者は拡大していっています。

 

潜在感染者のことも考えると、人が集団で集まるイベントの自粛を考えるの妥当です。

 

各地域の市のホームページをインターネットで見てみても、以下のように延期や中止の情報展開を行なっています。

  • 新型コロナウイルス感染症の県内発生などの感染拡大を受け、感染リスクを減らすため、イベント等の一部の開催を中止・延期(実施日未定)にいたします。
  • 新型コロナウイルス対策として、〇〇町が主催・共催するイベントや会議において多数の方々が屋内で集まる等感染症の発症、拡大のリスクが高い催しを中止・延期します。町民の皆さんの不安を払拭し、健康であることを最優先に考え自粛しますのでご理解願います。

まだ感染者が報告されていない地域もあると思うので、総会中止にするか延期にするか、はたまた時期を早めて決行するかは地域にもよるでしょう。

 

現在の新型コロナウイルスの状況はこちら【2020年3月3日4:00時点の情報まとめ】

最新の新型コロナウイルス情報まとめ(3月3日 4:00時点)【リアルタイム情報】

選択肢は4つある

自治会の総会をイベントとして捉え、どうするかの選択肢は4つあります。

  • 予定通り決行【県内に感染者が発表されてない場合】
  • 予定を早めて決行【県内に感染者が発表されていない場合】
  • 延期
  • 中止

選択肢はこれらの4つです。

総会を予定通り決行【県内に感染者が発表されていない場合】

自治会の総会を予定通りに決行する場合、やはりそれなりの対策と注意換気をうながしてから決行すべきでしょう。この場合は県内に感染者が発表されていない場合に限ると考えたほうが良いです。

 

政府が発表した新型コロナに関する基本方針に乗っ取り、咳エチケット(マスクの着用など)や手洗い・うがいの徹底を促す回覧または連絡網を流してから、総会開催に臨むべきです。

 

コロナの影響で自治会の総会に参加したくない方のことも配慮し、一時は参加するつもりでいた方にも、もう一度改めて総会に参加するのかどうかはこの状況で変わっているかもしれないので、再び委任状を回覧して、書いてもらうことにすると良いです。

 

付け加えると、この場合は3月上旬に限ると考えます。なぜなら、現在(3月3日時点)新型コロナウイルスは収束の方向には向かっておらず、逆に拡大していっているからです。

 

ですのでもし決行するのであれば、3月8日(日)がベストかなということです。

予定を早めて決行【県内に感染者が発表されていない場合】

自治会総会を予定を早めて決行する場合、これも県内に感染者が発表されていない場合に限るでしょう。

 

もうこの記事がアップされる今現在は4日なので、平日の開催になってしまいますが、少人数の地域なら自治会総会の時期を早めて決行するという手もあります。

 

この場合ももちろん政府が発表した新型コロナに関する基本方針に乗っ取り、咳エチケット(マスクの着用など)や手洗い・うがいの徹底を促す回覧または連絡網を流してから、総会開催に臨むことです。

総会延期

自治会総会を延期するケース。

 

私たちの自治会が決断したのもこの総会延期です。政府が発表した小中高の登校自粛(3月15日まで)を受け、自治会の役員と話し合い、私の地域も総会の延期をしようという結論に達しました。

 

そして回覧と連絡網を回しました。

 

もちろん、3月の末にはおそらく更に新型コロナは国内や世界に蔓延しているであろうと思っています。

 

すると、もちろん総会中止の流れです。更なる政府の対策やニュースのタイミングに併せて、中止の回覧と連絡網を流すことにする予定です。

 

スパッと一発で中止にしても良かったのですが、私たちの地域は広島県で、中国地方ではまだ感染者は1人も発表されていないので(3月3日時点)、自治会の役員と話し合った結果、一度延期することにしました。


総会中止

自治会総会を中止にするケース。

 

住んでいる県に1人でも感染者が発表されていたら、この中止という決断で文句を言う地域住民の方が少ないと考えて良いでしょう。

 

1番妥当で安全策なのが、この中止という決定です。

 

むしろ現在の国内の状況では、どちらかと言えば総会を決行するほうが反発が多いでしょう。

 

もし自治会総会を決行して、新型コロナの感染者が地域住民に出てしまった場合には、責任を取ることはできません。

 

どこの地域であれ、総会を開催しようかどうか悩み過ぎている自治会長さんは、「総会中止」にしましょう。

 

「では中止にしたらその後はどうするればいいの?」という方、私が考えているのはこちら。

  • 総会中止の回覧、連絡網を回す(新型コロナの影響によっては早めが良い)
  • 今年度の自治会の活動記録(報告書)を作成し、総会資料と一緒にポスティングする【活動記録は総会次第の流れに併せて作成】
  • 上記の資料に加え、意見や質問がある方への簡単な用紙を添えてポスティング
  • 後日、意見・質問がある方には用紙に回答し、ポスティングまたは電話連絡にて対応する

このような感じで良いと思います。

 

下記の私が書いた自治会総会次第の記事もありますので、活動記録を作成する際にこの流れに併せると作り易いです。

自治会総会次第|自治会総会の進行の流れをまとめました!【自治会備忘録】

中止の場合の自治会の総会議事録について

なお、総会が中止の場合の自治会総会の議事録は、中止にしているので、もちろん議事録は書けないと考えます。

 

今年は例年と違い、新型コロナ影響なので仕方がないとして、記録として残すのは前述した「自治会の活動報告書」で良いでしょう。

 

これを自治会長か広報係のUSBメモリに記録し、書面では次期自治会の新役員さんの会長と副会長さんに渡しておく形で良いと思います

 

今年は「自治会の活動報告書」という特殊な記録となりますが、地域のお住まいのみなさんも理解してくれるでしょう。

反対意見は必ずあるので、そこは覚悟を決める

人間は人それぞれいろんな人がいるので、価値観も考え方も様々。全ての人の賛同を得るのは不可能と考えたほうが良いです。

 

私も今回の総会延期という決断に至るまではかなり悩みましたが、世間の風潮やニュースをみて判断するしかありませんでした。

 

それでもうちの地域の多くの方が賛同してくれるであろうと予想できる決断はしたつもりです。

 

悩んでいる間に地域の自治会員から様々な意見があり、こういう意見がありました。

  • 中止にしたら意見を総会の場で言いたい人から批判が出る
  • 3月末でもだめなら4月入ってから総会をやろう
  • 延期にするなら中止にしろ
  • 今回、総会やるん?

私が意識したのが前述したように自分の地域の方が多く賛同してくれるであろうと予想した決断です。

 

今回、私は「総会延期」という決断をしましたが、もし急に総会中止にすると、もちろん中止にすべきだという方も多いとは思いますが、中国地方にはまだ感染者が発表されていないということもあり、「まだ感染者がいないのに。やらんのん??」という意見の方も多くいらっしゃるであろうということも踏まえました。

 

もちろんこの決定を受けて、批判や反対意見はあるでしょうが、そこは仕方がありません。割りきります。

 

あなたの地域でも何かしら決定した内容に対して、地域の誰かから批判や反発は少なからずあるとは思いますが、割り切りましょう。


【新型コロナ】自治会の総会を中止にした結果、住民から反発はあったのか?(3月14日に追記)

【2020年3月14日に追記】

新型コロナの影響で、私の地域の自治会は一旦延期しました。

 

自治会の総会を中止に決定したのは1週間前のことなので、まだ中止にしてから7日目ですね。

 

自治会連絡網と回覧を回してお知らせしました。まだ連絡を回してから7日しか経っていないので私の耳に入っていないだけかもしれませんが、今のところは、地域住民のみなさんから反論、反発の声は1人もありません。

 

おそらくは全国的に新型コロナウイルスが蔓延していっているこの状態なので、きっと納得してくれていると思います。

 

なかには心の中ではいろんな事を思う方もいらっしゃるとは思いますが…

 

「総会はコロナが落ち着いたら遅らせてでもやるべきだー」とか。

 

意見の全員一致は難しいので、仕方ないかなと。割り切ります。

 

もし反論、反発があれば、またこの記事に反発の内容を後日に追記して更新します。

【2020年3月25日追記】

新型コロナの影響により、自治会総会を中止に決定してから17日が経ちました。やはり私の耳にはなにかしら反論や反発の声が入ってきませんでした。

 

東京ではコロナ感染者が今日も45人以上確認されたとのこと。そして首都、東京では小池都知事が「今の状況を感染爆発の重大局面ととらえこの認識を共有したい」と述べ、都内での外出の自粛を呼びかけました。

 

東京オリンピックも延期となり、新型コロナは収束するどころか拡大しており、やはり「総会中止の判断は間違っていなかった。」と実感しています。

 

もはや今年に入ってから毎日、テレビやネットでコロナ関連のニュースをやっており、この状況で自治会の総会を中止にして反発なんてしようがないといった所でしょう。

 

おまけ:自治会の1年間の活動報告書の雛形(ひながた)

自治会役員の活動記録の雛形(ひながた)はこちらです。

令和2年 3月◯日

【令和元年度 ◯◯自治会活動 報告書】

記録者:〇〇

1、今年度の活動報告

(*実際の主な活動記録を箇条書きなどで書く)

【例:〇〇自治会の環境整備について】

2、会計報告・会計監査(収支決算報告)について

【会費や積み立て金などの収入、支出、残高を報告する】

3、(今後の課題があればこれからの課題などを追記する)

以上

ぜひ参考にしてみてくださいね。

まとめ:【新型コロナウイルス】自治会総会を中止にすべきか延期にすべきかを悩んでいる方へ

いかがでしたか?

 

今回は全国的に蔓延している新型コロナの影響で自治会の総会を中止にすべきか延期にすべきか悩んでいる自治会に向けての記事でした。

 

なかなかセンシティブな決断なので、どうしても悩んでしまいますよね。

 

結論を言うと、悩みすぎてどうしていいかわからない場合は、「中止」の一択です。

 

今回の記事がみなさまの自治会活動の参考になれば幸いです。

 

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