自治会

自治会の総会までに準備するもの(資料や段取りなど)を完全解説する【自治会長備忘録】

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【投稿日:2020年1月25日】

こんにちは、現役自治会長のカズリリィです。

 

今回は、自治会の総会までに準備するもの、段取りなどを解説していきます。

 

自治会の総会の時期は年度が変わる前(3月)に開催する自治会が多いですよね。

 

自治会総会のときにどのような段取りで準備を進めていけば良いのかを、現役自治会長の私の経験からざっとお話していきます。

 

ここに来て読んで頂いているあなたのお役に立てれば幸いです。


自治会の総会までに準備するもの(資料や段取りなど)を完全解説する【自治会長備忘録】

まず、自治会の総会を開催にむけて何を準備すべきか、解説します。

 

おおよその段取りは前回の自治会長さんや、これまでに出席した自治会総会に出席したときに配られた資料や進行具合などを見ていれば分かるかもしれないですが。

🔻自治会の総会までに準備するもの(資料や段取りなど)

【自治会の総会までに行うこと】

•総会開催の案内の回覧と同時に欠席する方には委任状を書いてもらう

•総会資料を作成する

【自治会の収支決算報告書(会計報告書)・監査報告書(不要な自治会もあり)・自治会の地図最新版・自治会の年間行事予定など】

•総会の進行テンプレートを準備し、進行の流れの確認

(必要であれば役員で集まり、打ち合わせを行う)

•次年度の新役員への引き継ぎ事項を準備

具体的にはこのような感じです。

回覧板で総会の開催の内容を回し、欠席者には委任状を書いてもらう

自治会の総会までに欠席者には委任状を書いてもらいましょう。

 

というのも、総会の成立には自治会員の3分の2以上の出席が必要だからです。

自治会総会を欠席する場合の委任状の書き方|自治会総会委任状の雛形(ひながた)【自治会長備忘録】

🔻自治会の総会を欠席する際の委任状のテンプレート(雛形)をここで紹介しておきます。

令和○年○月○日

委任状

○○自治会 ○○会長殿

(本人)  住所

      氏名

 

私は都合により、本総会の議決権を下記代理人に委任します。

 

(代理人) 住所

      氏名

 

代理人が空欄の場合は、議長に一任したものとして扱います。

以上

これで問題ありません。ぜひ参考にして委任状を作成してみてください。

 

この委任状が総会の開催までに必要なので、それまでに地域の自治会員さんに行き渡るように、出席の有無を知るためにも事前に回覧で回して記入してもらっておきましょう。

 

記入された委任状はまとめて各班長が自治会長に渡しておく流れで良いでしょう。

総会の資料を作成していく

総会の開催までに必要な資料を作成していきます。

 

各役員と協力しつつ、作成を進めていきましょう。

 

必要であれば、事前に総会の資料作成のための役員会議などを開催して役員で集まり、事前に作成しておきます。

 

🔻作成が必要な主な資料はこちらです。

【自治会の総会に必要な資料】

•自治会の収支決算報告書(会計報告書)

•監査報告書(不要な自治会もあり)

•自治会の地図最新版

•自治会の年間行事予定

•自治会の新役員名簿

•その他に自治会で積立金などがあればそれについての会計報告書

【自治会の総会までに準備しておくもの】

•委任状

出席リスト(点呼)の作成【各班で分けるとわかりやすい】

直前になって焦ることがないように早めに作成しておきましょう。

 

総会資料の作成が終わったら、世帯数分のコピーを行います。

 

欠席者の分の資料は総会が終わったらのちに欠席者のご家庭にポスティングしましょう。

 

資料のなかには個人情報がたくさんあるので、念のために回覧で回すのは避けましょう。

総会の進行の流れ(段取り)を確認・イメージを持っておく

自治会の総会の進行の流れを記事にしたものがあるので、詳しくは以下になります。

 

🔻あなたが総会をイメージしやすく、具体的な解説になるように仕上げたので、ぜひ参考にしてください。

自治会総会次第|自治会総会の進行の流れをまとめました!【自治会備忘録】

一応ここでざっくりおおよその総会の流れを解説しておきます。

 

【総会の進行の流れ】

①開会の挨拶(司会による)

②定足数の報告(定足数:総会成立の為の最低出席人数)

③今年度の活動報告

④収支決算報告(会計報告)

⑤今後の課題・予定について(新役員への引き継ぎ事項など)

⑥質疑応答

⑦新自治会役員の紹介

⑧閉会の挨拶(司会による)

自治会総会の流れはこれが基本です。(地域によっては少し異なります)

次年度の新役員への引き継ぎ事項を準備・確認

各地域の自治会によって、役員の任期は1年のところや、2年や3年の自治会もあります。

 

任期が終了して次年度から役員が入れ替わる場合は、それぞれの現行の役員は新役員への引き継ぎ事項を、メモなどにまとめたものを準備しておきましょう。

 

必要であれば、現行の役員は役員会議などで全員が集まり、各役員の引き継ぎ事項の確認を役員みんなで行なっておくのも良いかと思います。

 

自治会の総会が終われば、旧役員→新役員へ交代する自治会が多いので、それぞれの新旧役員が総会の後に円滑に役員を交代できるように充分な準備をしておきましょう。

おまけ:自治会の総会開催後に行うべきこと

今回の記事の主旨は、自治会の総会までに準備するものということでしたが、「おまけ」として総会のあとに行うべき事柄も解説します。

 

総会が終わった後は、「総会の議事録」を作成しましょう。

 

作成は広報係におまかせするか、自治会長か副会長が作成しても良いかと思います。

 

議事録の具体的なテンプレートは先ほども紹介した「自治会総会次第」の記事に載せていますので、ぜひご覧ください。

 

作成した総会議事録は自治会役員で共有し、自治会のUSBメモリに大切に保存しておきましょう。

 

総会のあとに旧役員から新役員に交代した場合は、細かい部分の引き継ぎの続きをやらないといけないでしょう。

 

例えば、自治会長の市役所への会長変更届や自治会の通帳の新会長への名義変更手続きなどがあります。

 

はたまた保険などの書類関係が旧会長へ届くようになってたら、新会長へ届くように配慮してあげたり、役員の仕事が終わったからといって完全に手を引けるかといえば、引き継ぎが完全に完了するまでは自治会の仕事にお付き合いしないといけないことは多々あります。



まとめ:自治会の総会までに準備するもの(資料や段取りなど)を完全解説する【自治会長備忘録】

いかがでしたか?

 

今回は自治会の総会までに準備するもの(資料や段取りなど)を解説しました。

 

総会の資料作りや事前準備などは時間と労力は相当なもの。

 

直前になって焦ってしまうことのないよう、早めに総会の資料作りや引き継ぎ事項や打ち合わせなどに取り掛かりましょう。

 

この記事が自治会の活動に頭を悩ませているあなたの力に少しでもなれれば幸いです。

 

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